GDPR hos bilforhandleren: få styr på kundens oplysninger

Kunden står klar til en prøvetur, og du skal have styr på kørekort og kontaktoplysninger, før du udleverer nøglen. Det tager få minutter. Men hvor ender oplysningerne bagefter? På en telefon, i indbakken eller sammen med den underskrevne aftale?

Det er ofte dér, GDPR bliver besværligt i en bilforhandlers hverdag. Når samme kunde findes flere steder, bliver det svært at finde den rigtige aftale og at rydde op, når oplysningerne har udtjent deres formål.

Start med det, oplysningerne skal bruges til

Du skal kunne forklare, hvorfor du indsamler en oplysning, og hvilket behandlingsgrundlag du bruger. En aftale eller en retlig forpligtelse kan være grundlaget; samtykke er ikke et universelt krav til al behandling af kundedata. Datatilsynet beskriver de forskellige behandlingsgrundlag her.

Tænk konkret: En kontaktoplysning kan bruges til at sende et signeringslink eller aftale aflevering. Kørekortoplysninger kan dokumentere kontrollen af føreren. Et billede af en ridse kan hjælpe ved returnering. Skriv formålet ned, så en ny medarbejder også ved, hvorfor oplysningen er der.

Kundens accept af en udlånsaftale er ikke i sig selv en tilladelse til at sende reklamer. Hold markedsføring adskilt fra den praktiske kommunikation om turen og aftalen.

Et kørekort er ikke en ekstra kundemappe

Et kørekortbillede indeholder mere end det nummer, du skal bruge i en aftale. Undgå derfor at gøre billedet til en permanent del af kundens historik af ren vane. Dataminimering betyder, at du begrænser oplysningerne til det nødvendige for dit formål. Læs Datatilsynets vejledning om dataminimering.

Hvis en medarbejder fotograferer kørekortet på sin telefon og bagefter uploader det, skal I også forholde jer til den lokale kopi og eventuel synkronisering til medarbejderens private sky. En god arbejdsgang beskriver hele vejen fra indsamling til oprydning.

I Køretur kan kørekortkontrol, aftale og underskrift indgå i samme forløb. Scanningen hjælper med registreringen; forhandleren skal stadig kontrollere, at føreren må køre bilen. Et scan er ikke en myndighedskontrol.

Gør adgangen til en del af rutinen

Aftal, hvem der skal kunne se kundedokumenter, og hvordan adgang fjernes, når en medarbejder stopper. Den kollega, der tager imod bilen, skal kunne finde aftalen uden at låne en andens login eller lede gennem private beskeder.

Køretur samler dokumentationen i virksomhedens workspace. For behandlingen af kundedokumenter er forhandleren dataansvarlig, mens Reware behandler oplysningerne på forhandlerens vegne efter databehandleraftalen. Du skal stadig give kunden den relevante information om jeres behandling og tage ansvar for jeres egne kopier og øvrige systemer.

Indfør en rutine, som også virker på en travl fredag

Begynd med én konkret gennemgang: Følg en prøvetur fra oprettelse til afslutning, og skriv alle steder ned, hvor kundens oplysninger bliver gemt. Tag også mail, downloads og papir med. Beslut derefter, hvem der rydder op hvert sted.

Køretur har faste slettefrister for forskellige dokumenttyper, så medarbejderen ikke skal vælge en ny frist for hver kunde. Fristerne er en del af produktets arbejdsgang; de gør ikke alle virksomhedens øvrige rutiner GDPR-compliant. I artiklen om opbevaring og sletning af bildokumenter kan du se, hvorfor en aftale og et kørekortscan har forskellige levetider.